Beratung

Kennen Sie solche Probleme:

- Das Ablegen und Archivieren von Informationen ist mit einem hohen Aufwand verbunden?
- Der Zugriff auf einzelne Informationen und Akten ist schwierig, kompliziert und nimmt viel Zeit in Anspruch?
- Durch Falschablagen werden Akten nicht mehr gefunden?

Oft sind in diesen Fällen die Ablagesysteme nicht optimal gestaltet und die verwendeten Hilfsmittel werden den Anforderungen nicht gerecht.

Mit unserer Beratung ermitteln wir die Schwachstellen und entwickeln daraus Verbesserungen um die Registratur optimal zu gestalten. Dabei werden u.a. folgende Punkte betrachtet:

- die Art der Aktenführung (Einzelakten, Strukturierung in der Akte)
- die Akte (Registratursystem) selbst und
- die Ablageordnung (Ablagekriterium, Organisation am Schreibtisch und in den Regalen).

Betrachtet man die gesamten Kosten für die Schriftgutverwaltung, entfallen allein 90 % davon auf die Personalkosten. Die restlichen 10 % verteilen sich auf Raum- und Materialkosten. Durch den Einsatz einer modernen Registratur können gerade Suchprozesse wesentlich beschleunigt werden. Unter Berücksichtigung, dass der Anteil der Personalkosten 90 % beträgt, kann hier eine wesentliche Kosteneinsparung erreicht werden.