Kombiakte

Oft unterscheidet sich die Registratur am Arbeitsplatz zur Registratur im Archiv. Während am Arbeitsplatz meist eine Hängeregistratur im Einsatz ist (z.B.: Schreibtischcontainer mit entsprechender Vorrichtung), ist diese im Archiv nicht mehr zu finden. Im Archiv findet man eher Pendelregistraturen (z.B.: Pendelsystem, Z-Beschlagsystem) die dort ihre Vorteile voll ausspielen können.

Für den Anwender bedeutet dies, dass bevor die Akte archiviert werden kann, das Registratursystem gewechselt werden muss. Der Vorgang wird also aus der „Arbeitsplatzakte“ ausgeheftet, um sie danach in die „Archivakte“ zu heften. Zusätzlich erhält die Archivakte noch eine entsprechende Beschriftung. Dieser Vorgang verbraucht Zeit, den die meisten nicht haben. Ergänzend kann festgestellt werden, dass 2 Akten für einen Vorgang benötigt werden.

Um den Vorgang des Umdeckelns zu umgehen, bieten sich 2 Lösungsansätze an:

1. Einführung des Archivsystems auch am Arbeitsplatz. Hierfür bieten wir sowohl einzelne Hängeschienen, die problemlos in vorhandene Holzmöbel nachgerüstet werden können. Bei größeren Mengen empfiehlt sich auch ein Regal (wahlweise offen oder auch abschließbar). Regal stehen bereits ab einer Breite von 83 cm zur Verfügung. Wird nicht ein komplettes Regal mit dem Archivsystem benötigt, kann ein Teil des Regals auch mit Fachböden ausgestattet werden.
2. Modifikation der Akten, dass sie am Arbeitsplatz und im Archiv verwendet werden können. Die nachfolgenden Beispiele zeigen solche Kombiakten. Die Kombiakte kann als Hängehefter mit Reiter am Arbeitsplatz verwendet werden. Entfernt man die Hängeschiene und den Reiter kann die Kombiakte als Pendelhefter verwendet werden.

Beide Lösungen sind mit einem Aufwand verbunden. Stellt man diesem Aufwand jedoch den Nutzen gegenüber (Zeitersparnis, Verhinderung von Fehlablagen, insgesamt weniger Bedarf an Akten [da die Arbeitsplatzakte wegfällt]) steht insgesamt ein positives Ergebnis für die Kombiakte.

Die nachfolgenden Bilder zeigen folgende Kombiakten:

- Hängehefter -> Pendelhefter
- Hängehefter -> Einstellhefter

Dies sind mögliche Beispiele und sollen nur grob die unterschiedlichen Möglichkeiten feststellen. Die Muster-Kombiakten sind alle mit einer Schlauchmechanik, einer Streifentasche und einem Tab ausgerüstet. Dies kann natürlich auch an die individuellen Erfordernisse angepasst werden (Metallabheftvorrichtung, Trennblätter, Heftstreifen, Stanzungen, Z-Beschlagsystem, Kartonfarben, ….).

Kombiakte – Hängehefter / Pendelhefter

Kombiakte – Hängehefter / Einstellhefter