Personalakten

Eine Personalakte ist eine Akte, die ein Arbeitgeber über seinen Arbeitnehmer führt. In dieser Akte werden alle relevanten Informationen und Dokumente zum Arbeitnehmer gesammelt, die das Arbeitsverhältnis  betreffen. Ergänzend zur Personalakte kann es auch Nebenakten geben, die besonders umfangreiche Vorgänge beinhalten.

An die Personalakte (als Registraturmittel) werden alle Anforderungen gestellt, die auch an andere personengebundene Registraturen gestellt werden.

  • schnelle einfache Ablageorganisation und schnelles Wiederfinden (dies betrifft sowohl die Akte selbst, als auch bestimmte Inhalte in der Akte)
  • Vermeidung von Fehlablagen
  • optimales Kosten- / Nutzenverhältnis

Personalakten enthalten oft eine Vielzahl an Unterlagen. Um hier den Überblick zu behalten, empfiehlt sich der Einsatz eines Registers. Dieses ermöglicht eine Strukturierung der Akte ermöglicht damit auch eine schnellere Übersicht über vorhandene Tatbestände und spart damit Zeit und Geld.

Die folgenden Beispiele zeigen Personalakten aus der Praxis.

Standardpersonalakte Leitz 30041

Artikelbeschreibung:

Personalhefter Leitz 30041 Alpha aus 250g/qm Karton, grau, außen mit PP-Hochglanzkaschierung, Innendeckel mit eingeklebter Folientasche für ein Foto, eingeheftet ein Register mit 5 Abheftvorrichtungen für gelochtes Schriftgut, davor eingeheftet eine Prospekthülle mit vorgedrucktem Register und blanko Rückseite, Innentasche am Rückdeckel,  inkl. Vollsichtreiter (verschiebbar, einrastbar und einschiebbar),  Hängeschienen kunststoffummantelt und einschiebbar

Register:

  1. Personalien (Personalbogen, Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Stellenbeschreibung, Personalgespräch)
  2. Verträge (Verträge und Vereinbarungen, Gehaltsentwicklung, Sozialleistungen)
  3. Personalentwicklung (Dienstlicher Werdegang, Aus- und Weiterbildung, Versetzungen, Beurteilungen)
  4. Abwesenheit (Urlaub, Krankmeldungen, Mutterschutz)
  5. Verschiedenes (Darlehensvertrag, Werkswohnung, VL-Vertrag, Schriftverkehr, Dienst-KFZ)
  6. Tasche

Vorteile:

  • Standradartikel, auch in Kleinstmengen verfügbar
  • Register für Strukturierte Ablage (Inhaltsvorgabe bei Bedarf an individuelle Organisation anpassbar)



Z-Beschlaghefter “Personalunterlagen”

Artikelbeschreibung:

Z-Beschlaghefter „Personalunterlagen“ – Außenansicht, für Format DIN A4 aus 320 g/qm Recyclingkarton, Farbe hellgrün, chamois, hellblau, lila oder hellrot, eingeheftet ein Graupappefalz mit Behördenmetallheftung, Vorderdeckel mit Organisationsaufdruck „Personalunterlagen, Name, Vorname, geboren am, Wohnung, Tätigkeit, Eintritt, Austritt“, Stanzung für Fensterreiter

Vorteile:

  • unterschiedliche Farben für unterschiedliche Positionen / Aufgaben innerhalb des Unternehmens
  • Hefter relativ günstig

Nachteile:

  •  nur eine Behördenmetallheftung – keine Strukturierung möglich

Z-Beschlag-Personalakte

Artikelbeschreibung:

Z-Beschlaghefter für Format DIN A4 aus 320 g/qm Recyclingkarton rot, außen mit Folienkaschierung, außen mit Aufdruck „Personalakte“, innen mit Aufdruck der Ablageorganisation / Register, eingeheftet 6 getabte Trennblätter mit je einer kaufmännischen Metallheftung, im Rückdeckel mit Stanzung für Farbsignale bzw. Fensterreiter

Register:

  1. Personalbogen, Lebenslauf
  2. Zeugnisabschrift, Titelverleihung, Schulbesuch, Urkunde über die Erlaufbnis zur Führung der Berufsbezeichnung ….., sonstige Qualifikationsnachweise jeder Art
  3. Arbeitsverträge, Nachträge zum Arbeitsvertrag, Nebenabreden, Zustimmung Personalrat, Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Berufungen, Abberufungen, Höher- bzw. Herabgruppierung
  4. Beurteilungen, Disziplinarmaßnahmen, Vereinbarungen
  5. Gesundheitsatteste, Vergleichsmitteilung, Erklärung z. OZ, Eheurkunde
  6. sonstiges, Erklärung, Gelöbnis, Führungszeugnis und unter 1 – 5 nicht aufgeführte Unterlagen

Vorteile:

  • Z-Beschlag-Registratur
  • eingearbeitetes Register für strukturierte Ablage
  • Sichtfenster mit Namen
  • Farbsignale für temporäre Merkmale der Akte / des Arbeitsnehmers

Einstellhefter / Personalakte

Artikelbeschreibung:

Einstellhefter für Format DIN A4 aus 320 g/qm Recyclingkarton chamois, eingeheftet ein getabtes Doppelblatt, insgesamt 3 kaufmännische Abheftungvorichtungen,  Druck auf den Taben

Register:

  1. Vertragsunterlagen
  2. Allgemeines
  3. Bewerbungsunterlagen

Vorteile:

  • strukturierte Ablage durch 3-teiliges Register

Nachteile:

  • liegende Registratur
  • keine Codiermöglichkeiten

Personalakte mit Pendelbeschlag

Beschreibung:

Pendelhefter „Personalakte“ für Format DIN A4 aus 230 g/qm Natronkarton, eingeheftet 4 getabte Trennblätter mit Behördenmetallheftung, ohne Druck, Vorderdeckel mit Stanzung für Farbsignale, Vorderdeckel mit Aufdruck „Personalakte, Funktion, Name, Pers.-Nr., Eingetreten, Ausgeschieden“

Vorteile:

  • Pendelregisstratur
  • 4 Register für strukturierte Ablage
  • Vorderdeckel mit Stanzung für Stecksignale und Sichtfenster

Nachteile:

  • Vorgabe für Ablageordnung nicht im Hefter vermerkt

Kombi-Personalakte

Beschreibung:

Kombiakte (Pendelhefter, Hängehefter) aus 320 g/qm Recyclingkarton gelbfin, mit 3 eingearbeiteten Heftfälzen und mehreren aufgelegten Trennblätter in unterschiedlichen Farben, Vorderdeckel mit Aufdruck „Name: Personalakte“

Register:

  1. Grundakte
  2. Teilakte Finanzen
  3. Teilakte Nebentätigkeit
  4. Teilakte Fortbildung
  5. Teilakte Erkrankungen und Urlaub
  6. Teilakte Disziplinarakte
  7. Teilakte Beurteilung

Vorteile:

  • Kombiakte (verwendbar als Pendelhefter [Archiv] und als Hängehefter [am Arbeitsplatz])
  • Strukturierung durch Register

Nachteile:

  • umständliche und aufwändige Arbeit mit der Akte
  • keine Codiermöglichkeit