Farbsignale, Color-Codierungen

Ein entscheidendes Merkmal einer wirtschaftlichen Registratur ist, wie schnell auf eine abgelegte Akte im Regal / im Schrank / auf dem Schreibtisch gefunden werden kann. Ein schneller Zugriff ist u.a. dann gegeben, wenn der Nutzer bereits vor dem Regal stehend die Position seiner gesuchten Akte klar eingrenzen bzw. bereits erkennen kann.
Hierbei werden wesentliche Merkmale des Akteninhaltes über ein Farbleitsystem deutlich sichtbar an der Akte gekennzeichnet. Beispiele hierfür wären z.B.:

  • bei personenbezogen Akten (Patientenakte, Personalakte, Kreditakte): Geburtsdatum oder initialen des Vor- und Nachnamens.
  • bei Objektakten (Mieterakten): Objektnummer,  Straße und Hausnummer
  • Vorgangsakten: Vorgangsnummer

Dies funktiert in den meisten Fällen über ein Farbleitsystem. Unterschiedlichen Farben werden unterschiedliche Bedeutungen zugeordnet, die durch den Nutzer schnell erkannt werden können. Zu diesem Zweck kann die Akte mit folgenden Signalen bestückt werden:

  • Beschriftungsetiketten (Etikettendrucker inkl. Software, OCplus / OCcolorprint),
  • Color-Codierungen / Color-Etiketten für Ziffern, Buchstaben und Jahreszahlen,
  • Farbsignale / Steckreiter,
  • Sichtfenster inkl. Einschiebestreifen.

Durch Einsatz eines oder mehrerer dieser Systeme kann der Suchaufwand drastisch reduziert werden. Gleichzeitig werden Falschablagen reduziert. Diese Systeme sind prinzipiell für jedes Registratursystem (liegend, stehend, hängend) und für jede mögliche Anwendung (Patientenakten, Vorgangsakten, Personalakten, …) anwendbar. Je nach Anwendungszweck bzw. der Anzahl der Zugriffe schlagen wir Ihnen gern ein System vor.

Ergänzende Namen für Color-Codierungen: Ziffernetiketten, Buchstabenetiketten, Jahresetiketten, Ziffernsignale, Buchstabensignale, Jahressignale, Jahrgangssignale.